Het Helse Fonna Hospital al 15 jaar werkt met Open Space Technology en wat het hen oplevert.

Verandering is onderdeel van het bestaan van elke organisatie. Dit geldt natuurlijk ook voor zorgorganisaties en voor de medewerkers van deze organisaties. Het is een uitdaging om zich elke keer weer aan te passen aan de nieuwe omstandigheden, zeker nu! Het is niet altijd een makkelijke opgave. Het vereist een andere manier van denken en bovendien een gedragsverandering. Open Space Technology (OST) is een manier om bijeenkomsten te organiseren, ontstaan in de laat tachtiger jaren. Het is inmiddels een bewezen methode om met grote groepen mensen resultaten te bereiken en verbindingen te leggen. 

De veranderopgave in Noorwegen

In het begin van deze eeuw vond er in Noorwegen een verandering plaats in de zorg. Terwijl ziekenhuizen eerst onder de verantwoordelijkheid van de gemeenten vielen, verschoof het eigendom naar de centrale overheid. Deze verandering in eigendom beïnvloedde de organisatie van de zorg in deze ziekenhuizen. Helse Fonna Hospital stond voor de uitdaging om, wat eerst verschillende ziekenhuizen waren, om te vormen tot één organisatie. In de psychiatrische klinieken werd Open Space Technology ingezet om deze transformatie te ondersteunen. 

Helse Fonna Hospital bevindt zich aan de westkust van Noorwegen, in Vestland/ Rogaland, een district met 180.000 inwoners. Er zijn 3 somatische ziekenhuizen en een kliniek voor geestelijke gezondheid en verslaving.

De afgelopen 15 tot 20 jaar hebben veel veranderingen plaatsgevonden in het management van het psychiatrische ziekenhuis. Daarvoor werden de patiënten alleen in een gesloten afdeling behandeld. Tegenwoordig vindt de psychiatrische en de verslavingszorg plaats in de omgeving van de patiënt en wordt er gebruik gemaakt van verschillende flexibele teams die lokaal opereren. Er wordt samengewerkt binnen de regio’s  en er is meer eerstelijns behandeling in de steden en op het platteland. 

Een gesprek met twee ervaringsdeskundigen

Mijn gesprek is met Kenneth Eikeset en Bert Netland. Kenneth was eerst lid van de staf van de psychiatrische kliniek in het Helse Fonna en is sinds 9 jaar Districts Directeur van het ziekenhuis. In deze rol is hij betrokken geweest bij het resultaat van de OST bijeenkomsten. Toen hij nog lid van de psychiatrische staf was heeft hij de eerste OST bijeenkomsten meegemaakt bij de start van het verandertraject. 

Bernt Netland is de interne adviseur die verantwoordelijk was voor het OST traject. In 2005 volgde Bernt een Open Space Technology training bij Thomas Herrmann, om te leren werken met deze methode. Sindsdien heeft hij de methode gebruikt bij grote en kleinere projecten binnen het ziekenhuis. 

Ze delen met mij het verhaal over hoe ze een grote organisatie transitie tot stand brachten en vertellen mij over de rol die OST gespeeld heeft bij dit proces. Het startte met ongeloof en conflict, en veranderde in een gezamenlijke cultuur en acceptatie van nieuwe manieren van werken, allen geïnitieerd door de nieuwe richtlijnen van de overheid en de samenvoeging van verschillende organisatieonderdelen tot een organisatie. 

Wat was de aanleiding OST in te zetten? 

Kenneth [...] Toen eigendom van de ziekenhuizen verschoof van de gemeenten naar de centrale overheid, verandere ook het zorgaanbod. Een transformatie proces werd in gang gezet om deze verandering te bewerkstelligen. Uiteindelijk moesten verschillende ziekenhuizen één organisatie worden. Op dat moment had elk ziekenhuis een ander cultuur, waarbij ook de behandelingen en oplossingen per ziekenhuis varieerden. Ze moesten overgaan naar een eenduidige werkwijze. Het was een enorme uitdaging om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Bovendien wilde de regering een verandering in de manier waarop omgegaan werd met de zorg voor geestelijke aandoeningen en verslaving. Ze wilden de behandelingen uit de ziekenhuizen verschuiven naar een lokale aanpak. Valen Hospital had op dat moment bijvoorbeeld 500 bedden en dit werd teruggebracht naar 37. We hadden dus een enorme opgave van de overheid gekregen om het behandelen van onze patiënten aan te passen en we hebben OST ingezet om dit te bewerkstelligen. 

Hoe was het om met OST te werken? 

Kenneth: In het begin waren mensen een beetje bang, omdat het zo open was - ze hadden nog geen idee hoe het werkte en hoe de beslissingen genomen zouden worden op basis van de gesprekken in de OST meeting. Mensen waren bang om macht en controle te verliezen. 

Bernt: Veel mensen hadden het gevoel dat hun meningen en ideeën geen verschil maakten. Maar ik had het gevoel dat door OST iedereen een kans zou hebben om betrokken te zijn en gehoord te worden. 

In het begin waren de leiders van de organisatie erg bang, omdat ze het gevoel hadden dat ze de OST meeting niet konden controleren en de gesprekken de verkeerde kant op zouden gaan. Daarom was er in het begin veel aandacht voor het voorbereiden van de leiders op de bijeenkomst en werden duidelijk de uitgangspunten voor de bijeenkomst geformuleerd. 

Kenneth: De dokters, verpleegkundigen en de andere medewerkers in het ziekenhuis hadden het gevoel dat ze geen zeggenschap hadden. De Open Space bijeenkomst gaf ze hun stem terug. 

Hoe ging het? 

Bernt: Mensen zagen een andere kant van elkaar, stillere personen kwamen met ideeën en werden opgemerkt. Bij het opstellen van de agenda tijdens de plenaire opening werden heel veel verschillende onderwerpen aangedragen. Tijdens de breakout sessies die volgenden, had iedereen de ruimte om deze thema’s uitgebreid te bespreken. Het was heel interessant, na  andere bijeenkomsten klaagde men meestal dat ze niet niet aan bod waren geweest of niet gehoord waren. Na de OST waren mensen altijd blij dat ze hun verhaal hadden kunnen vertellen en er aandacht voor was.

En over de resultaten: de bijeenkomst die we opgezet hadden, nam twee dagen in beslag.  Het was moeilijk te geloven dat we binnen deze twee dagen tot een nieuwe organisatie konden komen. Het was zwaar, maar de besluiten die genomen werden in die bijeenkomst, vormden de basis voor de toekomstige organisatie structuur.

Kenneth: Natuurlijk bleven het er zeer verschillende culturen en standpunten bestaan, ook na de bijeenkomst. Het duurde 10 tot 15 jaar voordat we tot de meer de gezamenlijke cultuur kwamen die we nu hebben. Maar als ik terugkijk, zie ik dat de OST meeting voor een gezamenlijk startpunt zorgde. Het bracht ruimte om naar alle gezichtspunten te luisteren en het creëerde betrokkenheid.

Hoe ondersteunde het gebruik van OST de leiding? 

Kenneth: Veel mensen denken dat de Noorse maatschappij horizontaal georganiseerd is, in feite is het hier behoorlijk hiërarchisch, maar een ding is belangrijk in de Noorse cultuur; als je de begrip kan krijgen bij de medewerkers voor het waarom van je acties, zijn ze heel loyaal bij het uitvoeren ervan. Als je ze niet kan overtuigen en je toch doorgaat met de veranderingen, is het een enorme uitdaging en zal je zien dat mensen uiteindelijk vertrekken. Dus voor de leiders,  ik kan niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om de veranderingen te ‘verkopen’ en de collega’s te laten begrijpen waarom iets gedaan wordt en hoe ze hier aan bij kunnen dragen.  Open Space geeft ruimte voor de juiste gesprekken en zorgt ervoor dat mensen de veranderingen gaan begrijpen. 

Terugkijkend op je OST ervaring, is er iets dat je kan adviseren aan mensen in de zorgsector? 

Bernt: Gewoon beginnen met OST!

Read the full interview in English here.